Instellingen

Beheerders beschikken binnen Climapulse Service rechtsboven over de optie Instellingen.

Bedrijfsgegevens

De tab Bedrijfsgegevens laat je toe te bepalen welke gegevens op documenten worden vermeld.

1. Bedrijfsidentificatie

Naast naam en adres kan je hier ook je logo toevoegen. Kies een afbeelding in hoge-resolutie voor de beste resultaten.

2. Adres

Vul de juiste straatnaam, huisnummer, postcode en gemeente van het bedrijf in, zodat deze correct automatisch kunnen worden ingevuld op de werkbonnen die worden gegenereerd

3. Contactgegevens

Voeg, indien van toepassing, het faxnummer toe, samen met het telefoonnummer, de website en het e-mailadres van het bedrijf

4. Certificaten

Onderaan kan je eventuele bedrijfscertificaten bekijken en beheren. Hier voeg je typisch je certificaat als koeltechnisch bedrijf toe. Je kan hierbij, optioneel, zelfs de afdruk van jullie certificaat toevoegen.

Configuratie

Bij Climapulse proberen we onze software zo te maken dat het meteen goed zit voor 99% van de gevallen. Hoe minder keuzes jij als gebruiker moet maken, hoe beter. Maar soms is er geen ontkomen aan en moet je zelf even een keuze maken.

Voor een toelichting van alle opties kan je best eens rustig een kijkje nemen bij de tab Configuratie.

Hier zal je instellingen vinden die verdeeld zijn onder acht subfolders:

Algemeen

Dit zijn de gepersonaliseerde instellingen die invloed zullen hebben op je Climapulse-account:

1. Gepersonaliseerd adres

Een gepersonaliseerde applicatie-URL voor jouw onderneming, die alleen mag bestaan uit letters, cijfers, koppeltekens en liggende streepjes.

2. Standaard taal

Dit is de taal die zal worden gebruikt voor meldingen in je Climapulse-account. Deze kan op elk moment worden gewijzigd.

Opdrachten en handelingen

1. Beginstatus opdrachten

Bij het aanmaken van een werkbon heb je de mogelijkheid om de status automatisch in te stellen op een van de volgende opties:

Nog uit te voeren: Hiermee kun je werkbonnen alvast voorbereiden, zodat je alleen nog maar de details hoeft toe te voegen. Werkbonnen die nog moeten worden uitgevoerd, worden ook weergegeven in je takenlijst en gepland voor de komende dagen.
Uitgevoerd: De werkbon is volledig afgerond en wordt, indien deze status wordt toegepast, opgenomen in het digitale logboek.
Uitgevoerd, maar vervolg nodig: De werkbon is volledig afgerond en wordt opgenomen in het digitale logboek, maar deze status dient als herinnering dat er nog een vervolgactie nodig is. Dit kan variëren van een controle tot het toevoegen van interne bijlagen op kantoor.

2. Opdrachten nummeren

Climapulse kan automatisch een uniek opdrachtnummer toekennen. Het nummer van een opdracht kan dan niet meer manueel gewijzigd worden. De referentie kan wel gebruikt worden om de opdracht van een eigen nummer of code te voorzien

3. Volgende nummer opdrachten

Het nummer dat gebruikt zal worden voor de volgende opdracht. Indien je gebruik wil maken van automatische nummering van opdrachten moet dit een geheel getal zijn, groter of gelijk aan 1.

4. Attesten nummeren

Wanneer je lek- en druktesten registreert in Climapulse, heb je de keuze om Climapulse automatisch een nummer toe te laten kennen, of om zelf een uniek nummer toe te voegen.

5. Nummering verwarmingsattesten

Indien gewenst, kan je de nummering van verwarmingsattesten automatisch laten genereren, maar deze kunnen ook met persoonlijke voorkeuren ingesteld worden zodat de telling elk jaar opnieuw start vanaf 1 of doorloopt.

6. BCC e-mailadressen

Maak je gebruik van de functionaliteit om attesten en werkbonnen via Climapulse Service te versturen naar de klant, dan kan je hier bepalen welke e-mailadressen altijd een kopietje moeten krijgen. Zo heb je niet alleen een bevestiging dat alles verstuurd werd, je kan bij wijze van spreken meteen de factuur opmaken!

7. Weergave tonen energetische keuring

Geef aan of je in de lijst van handelingen bij een installatie een energetische keuring wilt zien voor alle comfortinstallaties in hetzelfde gebouw, of alleen voor de installatie waaraan de keuring is gekoppeld.

8. Ondertekenen en versturen documenten toestaan

Bepaal of en wanneer de attesten en werkbonnen van een opdracht ondertekend en verstuurd mogen worden.

9. Opmaak notities

Je kan het gebruik van Markdown in- en uitschakelen via Instellingen > Configuratie in de sectie Opdrachten en handelingen.

Markdown zal enkel beschikbaar zijn in opdrachten die daarna worden aangemaakt. Om te vermijden dat de notities van oude opdrachten willekeurige opmaak krijgen worden die immers ingesteld op “normale tekst”.

10. werkbonnen

De volgende instellingen zijn enkel van toepassing op werkbonnen van opdrachten met de status “Nog uit te voeren”:

Contactgegevens vermelden op werkbon: De contactgegevens van de klant en eventuele contactpersonen worden vermeld op de werkbon.

11. E-mailsjablonen

Ook de e-mailberichten bij het versturen van de documenten van een opdracht ondersteunen sjablonen. Gebruik dit als een aanvulling van notitiesjablonen of pas gewoon het standaardsjabloon aan je wensen aan, bijvoorbeeld om altijd een link naar je voorwaarden te vermelden. Bestaande sjablonen kan je ook importeren of exporteren.

12. Notitiesjablonen

Een belangrijke verantwoordelijkheid van installatiebedrijven is klanten erop wijzen wanneer er problemen zijn met hun installatie, zowel op technisch als wettelijk vlak. Dankzij de notitiesjablonen voor opdrachten kan je vaste teksten voorzien die technici vervolgens kunnen gebruiken wanneer dat nodig is. Zo wordt deze informatie ook een integraal deel van het logboek. Bestaande sjablonen kan je ook importeren of exporteren.

Enkele voorbeelden:

Maak een sjabloon dat de klant uitnodigt om een vervolgafspraak te maken met kantoor.
Wijs de klant erop dat de installatie niet voldoet aan de wettelijke eisen en dat die in orde moet gebracht worden.

13. Labels

Het gebruik van labels maakt het mogelijk om installaties, klanten of opdrachten te labelen/taggen/markeren. Dit kan zijn omwille van een status, kenmerk of andere zaken die aandacht vereisen.

Door het toekennen van een label aan een klant, locatie, installatie of opdracht kan je deze makkelijker filteren uit het volledige overzicht.

Koelmiddelen

Je kan als beheerder zelf gaan bepalen of monteurs hun koudemiddel cilinders zelf gaan in en uit checken. Zo kan je makkelijk nagaan met een Track & Trace waar alle cilinders voor gediend hebben.

Standaard forecastinstelling

Zowel voor koel- als verwarmingsinstallaties kan je bepalen welke forecastinstellingen standaard moeten toegepast worden bij het toevoegen van een installatie. Doe je bijna uitsluitend aan montage, dan kan je best de forecasts standaard uitschakelen. Bij de registratie van de installatie kan je dit altijd aanpassen wanneer dat nodig is.

Opgelet: deze instelling is enkel van belang voor installaties die je daarna toevoegt. De instellingen van bestaande installaties worden niet gewijzigd.

Thema voor documenten

Hier kies je het thema dat je wil gebruiken voor je attesten en werkbonnen. Klik op de afbeeldingen om een voorbeeld te kunnen inkijken. Het thema zal toepast worden op alle documenten, behalve uiteraard de ondertekende versies.

Modules

Naast de configuratie beschik je over meer opties om Climapulse Service nog beter te laten renderen. Bij Modules vind je extra mogelijkheden terug. Alle informatie over specifieke modules is beschikbaar op verzoek.

1. Personalisatie klantenportaal

Door het klantenportaal te personaliseren kan je de vormgeving en uitstraling opmaken in de huisstijl van je bedrijf.

2. Installaties delen

Samenwerken met andere bedrijven aan dezelfde installatie met als resultaat een uniek logboek.

3. Formulieren

Met formulieren van Climapulse kan je zelf je formulieren samenstellen.

4. Koppelingen

Het toevoegen van koppelingen met Climapulse Connect laat geselecteerde klanten toe om op een veilige en snelle manier een compleet inzicht te krijgen in hun installaties en de wetgeving.

5. Planningstool

Met de planningstool van Climapulse Service weet je meteen wat er nog staat te gebeuren en plan je onderhouden en interventies met enkele muisklikken.

Voordelen

Plannen met drag & drop—sleep afspraken naar het gewenste tijdstip en technieker(s)
Kleurcodering van afspraken
Een wachtrij met in te plannen afspraken
Toegang tot de Service Level module waarbij je voor iedere klant apart kan bepalen binnen welke termijn incidenten opgelost moeten worden en wanneer periodieke onderhouden op maat gewenst zijn
Afspraken worden automatisch gegenereerd op basis van forecasts en service levels
Een persoonlijke agenda voor iedere gebruiker
Het live-beeld en de mogelijkheid tot feedback bij iedere afspraak laat planners meteen bijsturen waar nodig
Volledige historiek van zowel afspraken als feedback zodat de technieker ter plekke weet wat er speelt bij de klant

6. Training

Op zoek naar een doorgedreven training voor jezelf en/of je collega’s of medewerkers? De Climapulse Service training leert je op enkele uren tijd alle mogelijkheden van het platform, samen met de nodige tips.

Inhoud

De verschillende mogelijkheden van Climapulse Service
Voorbeeldscenario’s toepassen in Climapulse Service
Vraag-en-antwoord-sessie

Meer weten? Neem gerust contact met ons op.