De ene opdracht is de andere niet. Ook je communicatie met je klant achteraf kan dus verschillen. Om je berichtgeving zo veel mogelijk af te stemmen op de situatie kan je gebruikmaken van e-mailsjablonen. De technicus kan zo het juiste sjabloon selecteren wanneer dat nodig is.

E-mailsjablonen opstellen

Heb je geen e-mailsjablonen geconfigureerd dan zal je bij het versturen van de documenten van een opdracht de door Climapulse  standaard voorziene tekst te zien krijgen. Een nieuw sjabloon toevoegen doe je via Instellingen, onder de tab Configuratie.

 

Klik op Toevoegen om meteen je eerste sjabloon te configureren. Daarna zal je via deze link de lijst van alle sjablonen kunnen bekijken, wijzigen en eventueel verwijderen.

 

Rechtsbovenaan (1) heb je de mogelijkheid om een bestaand sjabloon te importeren/exporteren. Daaronder vind je uitleg over het configureren van een sjabloon (2). Om je bericht zo veel mogelijk te personaliseren kan je immers gebruikmaken van variabelen. Zo kan je automatisch de correcte referentie van de opdracht of de installatie vermelden zonder deze telkens te moeten gaan invoeren. Klik op Hulp nodig om een lijst van alle beschikbare variabelen te raadplegen.

  1. Voer een duidelijke naam in.
    Zo kan je bij het versturen van documenten snel het correcte sjabloon selecteren.
  2. Selecteer de taal van het sjabloon of dit het standaard te gebruiken sjabloon voor deze taal is (3).
    Dit sjabloon zal daarna automatisch geselecteerd gaan worden wanneer je documenten wil versturen in de geselecteerde taal.
  3. Voer een onderwerp in (4).
    Dit is het onderwerp van het bericht. Je kan hier gebruikmaken van de vermelde variabelen. Voor het beste resultaat plaats je een variabele tussen drie accolades. Bijvoorbeeld {{{our.name}}}.
  4. En pas de tekst in het bericht aan naar wens (5).

Na aanpassingen in het onderwerp of tekst zal onderaan de voorbeeldweergave (6) van het uiteindelijke bericht worden bijgewerkt. Je kan in het veld Opdrachtnummer een nummer van een bestaande opdracht invoeren om het bericht zo veel mogelijk af te stemmen op de situatie.

E-mailsjabloon gebruiken

Nadat je e-mailsjablonen hebt geconfigureerd zal Climapulse Service automatisch het standaardbericht in de aangegeven taal gaan laden wanneer je een bericht wil versturen. Bovenaan het scherm kan je een ander sjabloon selecteren. Dat sjabloon wordt vervolgens meteen ingeladen.