Heb je een plattegrond? Een foto van de lamentabele toestand van een installatie toen je ter plekke kwam? Misschien heeft de klant recht op een BTW-korting, maar moet je daarvoor een attest opmaken? Of wil je je facturen en andere documenten van je koelmiddel snel kunnen raadplegen?

Veel vragen, 1 antwoord: bijlagen!

Aan al je klanten, locaties, installaties, opdrachten en flessen kan je bijlagen koppelen. Je pdf, foto, ander bestand of gewoon een tekstje voeg je toe en koppel je aan het item. Daarbij heb je de optie om dat bestand te delen met de klant, die het zo kan raadplegen via het klantenportaal.

Nadien zal je zien dat het slotje links van de bestandsnaam groen is als het document gedeeld wordt via het klantenportaal. Je kan hier op klikken om de toegang terug te sluiten.

 

Voorbeelden

Het ondertekende onderhoudscontract is een typisch voorbeeld van een bijlage bij een klant. Een inplantingsplan, dat koppel je als bijlage aan de locatie. Handleidingen, diagrammen en andere informatie kan je best koppelen aan de installatie.

Extra attesten en fiches die je opmaakt naar aanleiding van werkzaamheden koppel je aan de opdracht. En je attest en factuur voor je koelmiddel koppel je aan de flessen; hierbij heb je overigens de optie om die documenten ook meteen te koppelen aan de opdrachten waarin die flessen werden gebruikt en ze zo te delen met je klant.

Denk eraan dat je een document slechts 1 keer moet toevoegen. Een document komt altijd terecht in de kennisbank en kan gekoppeld worden aan meerdere items.