Algemeen

De functionaliteiten van Climapulse Service verschillen naargelang je rol als gebruiker en de voorziene modules. Een nieuw systeem leren kennen vergt wat tijd. Om die drempel te verlagen proberen we informatie zo consistent mogelijk weer te geven, of het nu gaat om een opdracht, klant of installatie.  Om je snel op weg te helpen lichten we dit toe aan de hand van klanten.

Rollen

Binnen Climapulse Service zijn er twee soorten beheerders: de beheerder en de manager. De algemene beheerder kan werkelijk alles. De manager is bijna equivalent en ontbreekt enkel de mogelijkheid om instellingen te wijzigen en gebruikers te beheren.

Een technieker heeft een beperkter beeld op het systeem zodat die zich kan focussen op wat werkelijk telt: de taken, opdrachten en installaties. Desondanks kan een technieker altijd een klant of locatie toevoegen als die nog niet bestaat; een record dat niet door hun werd toegevoegd kunnen ze niet wijzigen.

Hoewel deze gids vooral bestemd is voor beheerders is het toch de moeite waard om het onderstaande ook als technieker door te nemen. Zo wordt de kennis verspreid.

Voorbeeld: Klanten beheren

Een allereerste stap is het toevoegen van klantgegevens. Je kan ervoor kiezen klanten mondjesmaat toe te voegen of om hen meteen te laten importeren¹ zodra je van start gaat.

Maar aangezien we je op weg willen helpen gaan we je toelichten hoe je zelf een klant kan toevoegen.

Menu

Links van het scherm vind je het menu. Bij één van de menu-items vind je de titel Klanten terug. Klik erop en je krijgt een lijst van de eerste twintig klanten te zien.

Lijsten

Een lijstscherm is ingedeeld in enkele standaardcomponenten:

• Titel en opties
• Filters
• Items met elk hun naam en omschrijving en eventuele opties specifiek voor het gegeven item

In onderstaand screenshot zie je deze componenten terugkomen:

• De titel Klanten linksboven.
• De optie om een Nieuwe klant toe te voegen rechtsboven.
• Een filter die je toelaat snel een klant op te zoeken, diepgaand te filteren, de lijst te sorteren en zelfs om de klantgegevens te exporteren naar een xlsx-bestand.
• Daaronder zie je de eerste klanten die voldoen aan de filter.

Bij elk individueel item beschik je over opties. Klik op de blauwe link of het oogje rechts om de detailgegevens van het item te raadplegen. Druk op het potlood om wijzigingen door te voeren. Andere opties worden verborgen achter drie puntjes; druk daar op om die extra opties te raadplegen.

Zie je bepaalde opties niet, dan beschik je niet over de daarvoor vereiste toegangsrechten.

Vaak voorkomende opties

	Toevoegen Laat je toe een nieuw item toe te voegen.
	Wijzigen Druk op het potlood om de gegevens van een bestaand item te wijzigen. Afhankelijk van de context zijn er andere, betere opties beschikbaar zoals bijvoorbeeld het archiveren van een installatie.
	Verwijderen Een item definitief verwijderen. Je zal eerst nog even moeten bevestigen voordat het item werkelijk verwijderd wordt of er op gewezen worden wat er moet gebeuren voordat dat kan gebeuren.
	Kopiëren Kies voor deze optie als je een gelijkaardig item wil toevoegen.
	Downloaden / exporteren Deze vind je als beheerder of manager typisch terug bij lijsten. Druk er op om een spreadsheet te downloaden met daarin al de gegevens die voorkomen in je lijst.
	Archiveren Archiveer gegevens die je niet langer gebruikt. Verdere wijzigingen zijn onmogelijk tenzij je het item dearchiveert.
	Dearchiveren Heb je een item gearchiveerd maar wil je nog wijzigingen doorvoeren? Dan dearchiveer je het eerst.
	Zoeken Geef je zoektermen in en druk op Enter.
	Relatie verwijderen Dit icoon vind je terug bij zogenaamde gerelateerde items, zoals een meting of tijdsregistratie. Druk op de knop om het overeenkomstige record te verwijderen.

Detail

De detailschermen laten je toe de detailgegevens van een item te raadplegen. Bij een klant gaat het hier voornamelijk over hun naam, adres en eventuele contacten.

Rechtsboven zie je opnieuw de mogelijke opties. Het raadplegen van het detail is natuurlijk geen optie meer; daar ben je namelijk al.

Toevoegen en wijzigen

Bij het toevoegen of wijzigen van een item krijg je te maken met formulieren. Waar nodig wordt toegelicht welke informatie verwacht wordt.

Verplicht in te vullen velden worden in het vet weergegeven en gemarkeerd met een sterretje.

Heb je alle nodige informatie toegevoegd of gewijzigd, dan druk je onderaan het formulier op de knop en je wijzigingen worden bewaard. Is dat niet het geval dan zal je uitgelegd worden wat de problemen zijn, bijvoorbeeld een verplicht veld dat niet ingevuld is of een numeriek veld met waarde “abc”.

Items verwijderen

Het verwijderen van gegevens moet een uitzondering zijn en moet enkel toegepast worden wanneer het gaat om een foutief item of duplicaat. Bovendien passen we enkele restricties toe om te vermijden dat jij of een collega je in de voet gaat schieten. Zo mag een klant enkel verwijderd worden als er geen installaties aan gekoppeld zijn, mag een installatie enkel verwijderd worden als er geen opdrachten aan gekoppeld zijn en kan een koelmiddelcylinder enkel verwijderd worden als die niet gebruikt werd.

Exclusief voor beheerders

Als beheerder beschik jij over meer opties dan een manager of technieker. Het is jouw verantwoordelijkheid om het systeem te beheren en af te stemmen op de noden van jouw organisatie.

Neem hiervoor een kijkje bij de Instellingen en het Accountbeheer. Werk je in een team, neem dan zeker ook even het topic Gebruikersbeheer door. Om alles wat in de gaten te houden kan je een beroep doen op onze rapporteringstools.

Praktische richtlijnen

Maak duidelijke afspraken

• Bepaal wie instaat voor het beheer van klanten, locaties en gebouwen. Mag een technieker zelf een klant toevoegen als hij die niet vindt of moet dat door iemand op kantoor gebeuren, die typisch over meer informatie beschikt.
• Soms is de tussenkomst van een beheerder of manager vereist. Duid de personen aan die die rol dagdagelijks vervullen zodat technici weten bij wie ze terecht kunnen.
• Sensibiliseer je medewerkers. Via Climapulse Service kan je snel gegevens delen met de eindklant, maar dat wil ook zeggen dat bijdehandse opmerkingen ook snel in handen van de klant kunnen terechtkomen. Dingen die je niet op een papieren werkbon zou neerschrijven horen dus ook niet thuis op de digitale versie. Zijn er toch bepaalde gevoelige bemerkingen tijdens een opdracht, dan kunnen die genoteerd worden in het veld Interne notities.
• Bepaal welk serienummer van een cylinder geregistreerd wordt. Koelmiddelflessen beschikken vaak over meerdere nummers, dus leg klaar en duidelijk vast welk nummer moet gehanteerd worden om de fles te identificeren. Zo vermijd je dubbels.
• Bepaal wie die flessen mag registreren. Heb je een vaste magazijnier, maak dan afspraken voor wat er moet gebeuren als een technieker zelf een fles koelmiddel heeft aangekocht.
• Bepaal wie attesten en werkbonnen aan de klant bezorgt. Doet de technicus dit meteen na afloop van de opdracht of wordt dit eventueel op kantoor gedaan.

Gebruik de kennisbank en inventaris

• Zet een duidelijke structuur op poten, bijvoorbeeld met een folderstructuur Handleidingen > Merk > Model.
• Gebruik de documenten als bijlage en deel ze waar nodig met de klant. Als de klant zelf een probleem kan rechtzetten is die meteen geholpen en bespaart het jou de tijd om ander werk aan de kant te schuiven en een afspraak te regelen.
• Registreer je materiaal

Meer informatie = beter

Om het werk ter plekke zo efficiënt mogelijk te laten verlopen zorgt Climapulse er bijvoorbeeld voor dat enkel de meest essentiële informatie van een installatie geregistreerd moet worden. Zodra het werk afgerond is is er nog tijd om die gegevens aan te vullen. Leg daarom vast welke eigenschappen van een installatie altijd ingevuld moeten worden. Of de handleiding meteen gekoppeld moet worden, of er een korte toelichting moet voorzien worden over hoe je überhaupt in de machinekamer terechtkomt.

Hoe meer info, hoe beter. De collega die een vervolgafspraak uitvoert is zo meteen mee in het verhaal.