Documenten ondertekenen en versturen
Een opdracht uitvoeren houdt ook in dat je de overeenkomstige documenten opstelt en aanlevert. Climapulse Service maakt dit eenvoudig door je toe te laten automatisch attesten en werkbonnen te genereren. Je kan er meteen een pdf versie van downloaden.
Maar naast het downloaden wil je die documenten typisch ook laten ondertekenen door de klant en ze meteen digitaal aan hen bezorgen.
Documenten van een opdracht
De beschikbare documenten vind je terug bij de opdracht. Direct na het opslaan van een opdracht verschijnt het volgende scherm en kunnen de documenten direct ondertekend of verzonden worden.
Attesten en werkbonnen ondertekenen
Indien de opdracht reeds is uitgevoerd kan die ook achteraf nog ondertekend en verzonden worden. Zoek de opdracht via het logboek in de linker menubalk van je Climapulse account of ga naar het tabblad werkzaamheden van de installatie. Zodra je de desbetreffende werkbon gevonden klik je op het oogje om de detailgegevens te bekijken.
- Druk op de tab Documenten.
- Selecteer de gewenste documenten.
- Druk op de knop met de gewenste actie:
- Downloaden
- Ondertekenen
- Versturen
Bij het ondertekenen moet je allereerst de naam invoeren van de ondergetekende. Druk daarna op om de klant de documenten te laten inkijken en hun handtekening te plaatsen.
De namen van contacten van een locatie of klant kan je met een simpele druk op hun naam invoeren. Heb je een vaste contactpersoon dan is het best om die ook als dusdanig te registreren bij de klant of locatie.
Bij attesten voor een klassieke verwarmingsinstallatie zal je typisch zelf eerst even moeten ondertekenen. Je kan daarbij ervoor kiezen om die handtekening te bewaren zodat je dat dat in het vervolg niet meer moet herhalen. Dit kan je ook doen via je Profiel.
Attesten en werkbonnen verzenden
Bij het verzenden van documenten duid je aan wie de documenten moet ontvangen en stel je een e-mailbericht op. Druk op om het bericht aan de geselecteerde adressen te bezorgen.
De adressen van contacten van een locatie of klant kan je met een simpele druk op hun naam invoeren.
Meestal zal je bericht hetzelfde zijn. Soms wil je er een speciale vermelding in opnemen, bijvoorbeeld omdat een herstelling of extra controle zich opdringt. Om te zorgen dat al je berichten consistent en correct zijn kan je gebruik maken van E-mailsjablonen. Beheerders kunnen via de Configuratie sjablonen toevoegen of wijzigen, die vervolgens met een druk op de knop toegepast kunnen worden wanneer je documenten gaat versturen.
Installatiegegevens in de documenten
Om te vermijden dat je telkens moet herhalen zal Climapulse waar nuttig en mogelijk zelf de installatiegegevens invullen in documenten als werkbonnen. Het gebruikt daarvoor de laatste versie van de installatiegegevens op het moment dat de opdracht werd gemarkeerd als Uitgevoerd. Wens je een andere versie van de installatiegegevens op te nemen in de documenten van een opdracht, dan kan je dit wijzigen onder de tab Documenten.