Vanaf 1 januari 2023 is het verplicht om een keuring of onderhoud aan een centraal stooktoestel te registreren bij het VEKA (Vlaams Energie- en Klimaatagentschap). Elke keuring of onderhoud dient binnen de 30 dagen na de uitvoering gemeld te worden.

Deze module faciliteert de verplichte melding bij VEKA voor onze gebruikers, zowel techniekers als beheerders, naar de Vlaamse overheid.

Waar vind je de VEKA-module?

Voordat je de keurings- en onderhoudsattesten naar het VEKA doorstuurt, kan je deze ter controle raadplegen via het menu Rapporten in jouw Climapulse account.

De voordelen op een rij:

  • Gemak: Vlotte melding van je onderhoud of keuring, en automatische herinneringen.
  • Flexibiliteit: Zowel techniekers als beheerders kunnen attesten doorsturen.
  • Efficiëntie: Geen dubbel werk meer, éénmaal registreren in Climapulse en vlot doorsturen.

Certificaten toevoegen aan je profiel

De verantwoordelijkheid voor de melding bij het VEKA ligt bij de technieker en gebeurt op basis van het erkenningsnummer op het certificaat (G1/G2).

Zorg er daarom voor dat het erkenningsnummer correct is aangevuld in Climapulse, voordat je begint met het doorsturen van een onderhoud of keuring van een stooktoestel. Zonder juist nummer kan de melding niet gebeuren en zal je een foutboodschap te zien krijgen.

Volg de stap-voor-stap handleiding voor certificaten voor het toevoegen van het juiste certificaat en erkenningsnummer zodat alles volgens de regelgeving verloopt.

Het stappenplan voor de meldingsplicht bij VEKA:

  1. Erkenningsnummer: Zorg ervoor dat je erkenningsnummer correct geregistreerd is in Climapulse. Dit nummer wordt bij de melding gecontroleerd door het VEKA op geldigheid (zie hierboven).

  2. Registratie: Na het registreren van een onderhoud of keuring aan een stooktoestel, zal de VEKA-module automatisch een rapport genereren met alle meldingen die in aanmerking komen, zoals de regio Vlaanderen. Deze vind je in het tabblad ‘Niet doorgestuurd’.

  3. Controle: Voordat je de melding doet, zorg je ervoor dat het attest volledig en correct is ingevuld. Eventuele ontbrekende informatie wordt aangegeven.

  4. Selectie en melding: Na controle kun je meerdere rapporten tegelijk selecteren of ervoor kiezen om alles in één keer door te sturen naar de Vlaamse overheid.

  5. Overzicht: De succesvol verstuurde attesten vind je bovenaan onder het tabblad ‘Doorgestuurd’.

Voorbeeld van het VEKA-raport:

Veelvoorkomende foutmeldingen

Mogelijke foutmeldingen van VEKA kunnen voorkomen als:

Opgegeven erkenningsnummer bestaat niet.
Het erkenningsnummer dat geregistreerd is in Climapulse is niet geldig. Gelieve het erkenningsnummer in Climapulse aan te passen zoals deze gekend is bij de Vlaamse overheid (zie lijst)

Onverwachte systeemfout. Error id: 6107f2ec-0a38-41a0-80bd-16907e3eeee0
De VEKA-interface is tijdelijk niet beschikbaar. Gelieve later opnieuw te proberen. Indien dit probleem zich blijft voordoen dien je contact op te nemen met VEKA.

Brander technologie mag niet worden ingevuld bij brandstoftype Stookolie.
De data van het onderhoud of keuring is niet consequent ingevuld. Er is een brander technologie (vb. Premix) geselecteerd terwijl het brandstoftype stookolie is.

Het opgegeven erkenningsnummer is niet erkend voor het type brandstof
Het erkenningsnummer dat in Climapulse geregistreer staat, komt niet overeen met het uitgevoerde onderhoud (vb. Aardgas en brander technologie Niet premix (G1))

Adres kan niet 100% gematched worden (score: 70%) [adres] | [datum van opzoeken]
Het adres van het onderhoud bestaat (nog) niet in de databank van de Vlaamse overheid. Gelieve het adres in Climapulse te corrigeren naar een bestaand adres.

Andere mogelijke foutmeldingen:

  • Brandertype is verplicht!
  • Maximaal vermogen is ongeldig!
  • Certificaat technieker niet in orde!
  • Jouw certificaat is niet in orde!
  • Bouwjaar is ongeldig!

Wat als het adres onbekend of niet terug te vinden is?

Online tools voor het zelf te checken of het adres juist ingegeven is:

  1. Geopunt
  2. Crab.agiv

Let op: Deze sectie is specifiek voor attesten die na 1 september gecreëerd zijn.

VEKA geeft hierover de volgende informatie: Enkel wanneer het adres daadwerkelijk onbestaand is, kan de melding niet automatisch worden doorgestuurd naar VEKA. Kom je zo’n situatie tegen? Stuur dan de gegevens van de melding met het onbekende adres naar veka@vlaanderen.be. Gebruik daarbij als onderwerp “Melding stooktoestellen adres onbestaand“.

Je kan meerdere adressen van attesten bundelen onder één mail.

Veelvoorkomende fouten in adressen en hoe deze te verbeteren

Het is belangrijk dat adressen correct worden ingevoerd voor een vlotte verwerking. Hieronder staan enkele voorbeelden van foutief ingegeven adressen en de juiste manier van invoeren:

  • Fout: Kempische steenweg 309 – 2.02 Goed: Kempische steenweg 309 bus 2.02
  • Fout: Kempische steenweg 309 (unit 10) Goed: Kempische steenweg 309

Zorg ervoor dat je de juiste adresnotatie gebruikt om vertragingen of problemen bij het doorsturen van je melding te voorkomen.

Instructievideo

Om de stappen visueel en helder te maken, hebben we een instructievideo gemaakt. Hierin laten we je in enkele minuten zien hoe je optimaal gebruikmaakt van de VEKA-extensie.

Veelgestelde vragen & support

Mochten er nog vragen of onduidelijkheden zijn, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Ons supportteam staat klaar op support@climapulse.com.