Réaliser un travail implique également la préparation et la soumission des documents nécessaires. Climapulse Service simplifie cette tâche en générant automatiquement des certificats et des bons de travail. Vous pouvez télécharger immédiatement une version PDF.
Outre le téléchargement de ces documents, vous souhaitez généralement que le client les signe et les remette immédiatement au format numérique.
Documents du devoir
Vous trouverez les documents disponibles dans le devoir. Immédiatement après avoir enregistré un devoir, les documents peuvent être téléchargés, signés ou envoyés.
Documents d’une mission
Si la tâche est déjà terminée, vous pouvez la signer et l'envoyer ultérieurement. Retrouvez la tâche dans le journal de bord, dans la barre de menu de gauche de votre compte Climapulse, ou accédez à l'onglet « Travaux » de l'installation. Une fois la tâche trouvée, cliquez sur l'icône en forme d'œil pour en afficher les détails.
- Appuyez sur l’onglet Documents.
- Sélectionnez les documents souhaités.
- Appuyez sur le bouton correspondant à l’action souhaitée :
- Télécharger
- Signer
- Envoyer
Lors de la signature, vous devez d'abord saisir le nom du signataire. Cliquez ensuite sur « Débuter la signature » pour permettre au client de consulter les documents et de les signer.
Vous pouvez saisir les noms des contacts d'un site ou d'un client en un seul clic. Si vous avez un contact désigné, il est préférable de l'enregistrer comme tel auprès du client ou du site.
Pour les certificats relatifs à un système de chauffage traditionnel, vous devrez généralement les signer vous-même au préalable. Vous pouvez choisir d'enregistrer cette signature pour ne pas avoir à le refaire ultérieurement. Vous pouvez également le faire via votre profil.
Envoyer
Lors de l'envoi de documents, vous indiquez les destinataires et rédigez un e-mail. Cliquez sur « Envoyer » pour envoyer le message aux adresses sélectionnées.
De adressen van contacten van een locatie of klant kan je met een simpele druk op hun naam invoeren.
Votre message sera généralement le même. Il peut être utile d'y ajouter une note spéciale, par exemple pour une correction ou une vérification supplémentaire. Pour garantir la cohérence et l'exactitude de tous vos messages, vous pouvez utiliser des modèles d'e-mail. Les administrateurs peuvent ajouter ou modifier des modèles via la Configuration, qui peuvent ensuite être appliqués d'un simple clic lors de l'envoi de documents.
Données d’installation dans les documents
Afin d’éviter de répéter sans cesse la même chose, Climapulse complétera les données de l’installation elle-même dans des documents tels que les bons de travail lorsque cela sera utile et possible. Elle utilise la dernière version des données d’installation au moment où la mission est marquée comme Exécutée. Si vous souhaitez inclure une version différente des données d’installation dans les documents d’une mission, vous pouvez le modifier sous l’onglet Documents.