Share aanvragen
Navigeer naar de verbinding die werd opgezet en druk op Share aanvragen. Geef een referentienaam op, deze staat los van de verbindingsnaam. Dit kan bijvoorbeeld een klantnaam, een installatie of een gebouw zijn.
LET OP
Deze naam is zichtbaar voor de andere partij.
Vervolgens kies je het niveau van overdracht. Als je kiest voor een share op:
- Klantniveau: Alle gegevens van de klant worden gedeeld, inclusief alle locaties, installaties en werkbonnen.
- Locatieniveau: Alle gegevens van een specifieke locaties van een klant worden gedeeld, inclusief de daarbij horende gebouwen, installaties en werkbonnen.
- Installatieniveau: De installatie wordt gedeeld inclusief alle werkbonnen van die installatie.
Share evalueren
Zodra je de share-aanvraag hebt ingediend, ontvangt de andere partij een melding in zijn inbox. Hij kan de aanvraag evalueren en goedkeuren of afwijzen. Tijdens deze evaluatie heeft de andere partij de mogelijkheid om aan te geven welke gegevens precies gedeeld mogen worden. Dit betekent dat als jij bijvoorbeeld een complete klant hebt aangevraagd, de andere partij ervoor kan kiezen om slechts een specifieke locatie of installatie te delen.
Na het goedkeuren van de aanvraag, wordt je doorverwezen naar een selectiescherm:
- Koos je voor Installatie, dan kan je de gewenste installaties selecteren.
- Koos je voor Locatie, dan zal je worden doorverwezen naar de lijst van klanten. Navigeer naar de gewenste klanten en selecteer de gewenste locatie(s).
- Koos je voor Klant, dan kun je één of meerdere klanten selecteren vanuit je klantenmenu.
Druk bovenaan in het selectiescherm op Verder gaan wanneer je selectie afgerond is.
Het daaropvolgende scherm vraagt je bevestiging voor het delen van gegevens. Kijk voor alle zekerheid de geselecteerde gegevens nog even na.
Daarnaast kan het type toegang worden ingesteld door een rol te selecteren, zoals Installatiebeheerder, Onderaannemer of Geleend. Voor sommige rollen, zoals Onderaannemer en Geleend, is er een extra optie waarmee bepaald wordt of toekomstige werkzaamheden onder jouw naam worden uitgevoerd.
- Installatiebeheerder: De vragende partij kan zonder beperkingen toegang verlenen aan andere partijen. Dit is de ideale instelling voor verbonden ondernemingen. De toegang kan tot 72 uur na verlenen ingetrokken worden.
- Onderaannemer: Een onderaannemer kan de installatiegegevens enkel delen met andere onderaannemers of de toegang uitlenen. Deze toegang kan je op eender welk moment intrekken. Je beschikt hierbij over de extra optie om de bedrijfsgegevens van jullie account te laten afdrukken op de werkbonnen en attesten die het gevolg zijn van de opdrachten die door de onderaannemer worden uitgevoerd tijdens deze toegang. Het spreekt voor zich dat dit de ideale instelling is voor onderaannemers.
- Geleend: Ook hier beschik je over de optie om jouw bedrijfsgegevens te laten toepassen op werkbonnen en attesten voor de gedeelde installaties. Het belangrijkste verschil met onderaannemers is dat men geen toegang kan verlenen aan andere accounts. Dit is ideaal voor een sporadische interventie door een derde partij. Ook je onderaannemers kunnen immers een beroep doen op onderaannemers en vereisen zo net iets meer vrijheid.
Denk dus goed na over het type toegang dat je zal verlenen. De enige manier om deze toegang te wijzigen is door die in te trekken en opnieuw te beginnen.
Type 'Exploitant'
Deze optie is enkel beschikbaar optie indien de ontvangende partij beschikt over een Climapulse Connect account. De exploitant van de installatie krijgt zo de beschikking over hun logboeken en kan de gegevens delen met eender welke andere partij.
Na je bevestiging worden de geselecteerde gegevens beschikbaar gemaakt voor de vragende partij.
Verwerken
Wanneer de andere partij de gedeelde gegevens heeft goedgekeurd, ontvangt de vragende partij hiervan een melding in de Inbox. Je verwerkt de share door eerst te selecteren welke gegevens je wilt overnemen. Dit helpt om dubbele gegevens te voorkomen.
Afhankelijk van het type share kies je de juiste aanpak:
- bij een klant-share worden de volledige klantgegevens overgenomen.
- Bij een locatie-share moet worden bepaald of de locatie onder een bestaande klant valt of dat er een nieuwe klant moete worden aangemaakt.
- Bij een installatie-share dient de installatie op de juiste locatie geplaatst te worden, of moet er een nieuwe locatie worden aangemaakt.
Nadat je de juiste aanpak hebt gehanteerd en de geslecteerde gegevens hebt verwerkt in je account, bevestigt je de import.
LET OP
Nadat je de gegevens hebt bevestigd, word je automatisch teruggeleid naar het verwerkingsscherm. Deze stap hoef je niet opnieuw uit te voeren. Afhankelijk van de hoeveelheid van de gedeelde gegevens kan het enkele minuten duren voordat alles in je account is verwerkt. Vernieuw de pagina af en toe totdat je de bevestiging ziet.
