Gérer les partages

Demander un partage

Accédez à la connexion configurée et cliquez sur « Demander un partage ». Saisissez un nom de référence distinct du nom de la connexion. Il peut s'agir du nom d'un client, d'une installation ou d'un bâtiment, par exemple.

Ensuite, sélectionnez le niveau de transfert. Si vous choisissez de partager :

• Au niveau client : toutes les données client sont partagées, y compris tous les emplacements, installations et bons de travail.
• Au niveau emplacement : toutes les données relatives à des emplacements clients spécifiques sont partagées, y compris les bâtiments, installations et bons de travail associés.
• Au niveau installation : l'installation est partagée, y compris tous les bons de travail pour cette installation.

Évaluer le partage

Une fois la demande de partage soumise, l'autre partie recevra une notification dans sa boîte de réception. Elle pourra l'évaluer et l'approuver ou la rejeter. Lors de cette évaluation, l'autre partie pourra préciser les données pouvant être partagées. Ainsi, si vous avez demandé un client entier, par exemple, l'autre partie peut choisir de ne partager qu'un emplacement ou une installation spécifique.

Après avoir approuvé la demande, vous serez redirigé vers un écran de sélection :

• Si vous avez sélectionné « Installation », vous pouvez sélectionner les installations souhaitées.
• Si vous avez sélectionné « Emplacement », vous serez redirigé vers la liste des clients. Accédez aux clients souhaités et sélectionnez le ou les emplacements souhaités.
• Si vous avez sélectionné « Client », vous pouvez sélectionner un ou plusieurs clients dans votre menu client.

Une fois votre sélection terminée, cliquez sur « Continuer » en haut de l'écran.

L'écran suivant vous demandera de confirmer le partage des données. Pour vous en assurer, vérifiez les données sélectionnées.

Vous pouvez également définir le type d'accès en sélectionnant un rôle, tel que Responsable d'installation, Sous-traitant ou Emprunté. Pour certains rôles, comme Sous-traitant et Emprunté, une option supplémentaire permet de déterminer si les travaux futurs seront effectués sous votre nom.

• Gestionnaire d'installation : Le demandeur peut accorder l'accès à d'autres parties sans restriction. C'est le cadre idéal pour les entreprises affiliées. L'accès peut être révoqué jusqu'à 72 heures après l'octroi.
• Sous-traitant : Un sous-traitant peut uniquement partager des données d'installation avec d'autres sous-traitants ou prêter l'accès. Vous pouvez révoquer cet accès à tout moment. Vous avez également la possibilité d'imprimer les informations de votre entreprise sur les bons de travail et les certificats résultant des missions effectuées par le sous-traitant pendant cette période d'accès. C'est bien sûr le cadre idéal pour les sous-traitants.
• Emprunté : Ici aussi, vous avez la possibilité d'appliquer les informations de votre entreprise aux bons de travail et aux certificats des installations partagées. La principale différence avec les sous-traitants est que l'accès ne peut pas être accordé à d'autres comptes. Ceci est idéal pour les interventions occasionnelles d'un tiers. Après tout, vos sous-traitants peuvent également compter sur des sous-traitants et ont donc besoin d'un peu plus de liberté.

Par conséquent, réfléchissez bien au type d'accès que vous accordez. La seule façon de modifier cet accès est de le révoquer et de recommencer.

Après confirmation, les données sélectionnées seront mises à disposition du demandeur.

Traitement des données

Lorsque l'autre partie approuve les données partagées, la partie demanderesse reçoit une notification dans sa boîte de réception. Traitez le partage en sélectionnant d'abord les données à transférer. Cela permet d'éviter les doublons.

Selon le type de partage, choisissez l'approche appropriée :

• Pour un partage client, l'intégralité des données client est importée.
• Pour un partage d'emplacement, vous devez déterminer si l'emplacement appartient à un client existant ou si un nouveau client doit être créé.
• Pour un partage d'installation, l'installation doit être placée au bon emplacement ou un nouvel emplacement doit être créé.

Après avoir suivi l'approche appropriée et traité les données sélectionnées dans votre compte, confirmez l'importation.