Opdrachten bundelen belangrijke gegevens, zoals:
- Wie: Welke technici betrokken waren bij de uitvoering
- Wanneer: Het moment waarop de werkzaamheden plaatsvonden en de tijdsbesteding
- Wat: De uitgevoerde werkzaamheden en het gebruikte materiaal
Als technicus is het essentieel dat je weet hoe je je werkzaamheden nauwkeurig registreert, documenten laat aftekenen en op de juiste wijze aan de klant bezorgt. Ook is het belangrijk om installatie-eigenschappen toe te voegen en te wijzigen.
Werkzaamheden registreren
Alle werkzaamheden aan een installatie worden vastgelegd in een opdracht, waarin de uitgevoerde handelingen worden geregistreerd. Je hebt hiervoor eerst een opdracht nodig. Deze wordt ofwel door iemand op kantoor voor je klaargezet en verschijnt op je dashboard, ofwel start je zelf een nieuwe opdracht.
Om een nieuwe opdracht toe te voegen:
- Zoek je de installatie op en druk je op Nieuwe opdracht.
- Werd de installatie nog niet geregistreerd, dan moet je die eerst even toevoegen.
De snelste manier om een opdracht te starten is via een losse QR-tag of een kenplaat die aan de installatie hangt. Zodra je een QR-tag scant met je tablet of smartphone, kun je direct een nieuwe opdracht aanmaken.
Een opdracht plannen
Je kunt opdrachten vooruit plannen door een opdracht voor een toekomstig tijdstip in te zetten. Vul de datum van uitvoering in bij "starttijdstip" en selecteer hiervoor de status Nog uit te voeren en sla de opdracht op. De opdracht verschijnt vervolgens in de takenlijst van je Climapulse-account en kan worden gekoppeld aan een Google- of Microsoft-agenda voor een nog beter overzicht van je planning.
De toegewezen monteur vult de opdracht aan zodra de werkzaamheden beginnen. Nadat alle benodigde handelingen zijn vastgelegd, zet de monteur de status op Uitgevoerd en slaat de opdracht op. De uitgevoerde opdracht verschijnt dan zowel in het logboek, in de linker menubalk, als op het tabblad Werkzaamheden van de installatie.
Handelingen
Binnen het opdrachtformulier kan je dan de details van je opdracht invoeren, zoals een referentie, het starttijdstip, een technieker toekennen, gebruikt materiaal en gepresteerde uren.
Maar het belangrijkste zijn de handelingen.
- Klik op Handeling toevoegen.
- Afhankelijk van het type installatie krijg je dan de keuze uit o.a. Koelmiddel toevoegen en Lektest, of Onderhoud en Keuring. Selecteer het gewenste type.
Meer info vind je bij Koeltechnische handelingen en bij Verwarmingstechnische handelingen.
- Vul de nodige gegevens in m.b.t. de handeling
- Druk op Opslaan
Metingen
Metingen spelen een cruciale rol om je handelingen volledig en correct te documenteren. Daarom is het belangrijk dat je je metingen altijd koppelt aan de werkbon.
Dit kan op twee manieren:
-
je voert de metingen manueel in via de knop "Nieuwe meting toevoegen"
-
of je linkt reeds bestaande metingen aan de werkbon.
De meest efficiënte en foutvrije manier is om metingen te linken in plaats van ze handmatig over te typen. Metingen koppelen, linken of importeren doe je het makkelijkst via onze Climapulse-app. Importeer je metingen naar je smart device en link ze vervolgens aan de juiste werkbon via "Metingen linken".
Via de Climapulse-app kun je zelfs de volledige werkbon ter plaatse afronden.
Materialen en tijdsregistraties
Om zo transparant mogelijk te factureren is het belangrijk dat je duidelijk kunt aantonen welke materialen je hebt gebruikt. Daarom kun je eenvoudig materialen selecteren die vooraf in de inventaris zijn aangemaakt. Heb je iets gebruikt dat nog niet in de lijst voorkomt, dan kun je dit handmatig invullen in het veld voor ‘andere materialen’.
Afhankelijk van hoe je account is ingesteld, kun je daarnaast ook je werktijd registreren: bij de klant op locatie, in het atelier of op een andere werkplek. Indien nodig kun je ook reistijd, afgelegde afstand en een vaste vergoeding toevoegen. Daarnaast kun je de naam van je collega toevoegen aan de werkbon wanneer jullie samen aan een opdracht hebben gewerkt.
Notities, labels en status
Tot slot kun je op de werkbon nog notities toevoegen. Je kunt kiezen tussen notities die zichtbaar zijn voor de klant en interne notities die enkel voor jezelf of je collega’s bedoeld zijn. Je kunt ook labels toevoegen om de werkbon beter te organiseren.
Daarna bepaal je de status van de werkbon. Kies Nog uit te voeren als de opdracht nog moet plaatsvinden, Uitgevoerd wanneer alles afgerond is, of Uitgevoerd, maar vervolg nodig wanneer je nog eens moet terugkomen.
Een handeling wijzigen of verwijderen
- Volg de bovenstaande stappen om een opdracht te wijzigen
- Druk bij de handeling die je wil wijzigen op het potlood
- Of: druk bij de handeling die je wil verwijderen op het vuilbakje
Zodra je alle uitgevoerde handelingen hebt vastgelegd met het juiste formulier, sla je de werkbon als geheel op. Daarna zijn de werkbonnen te vinden in het logboek van je account en bij de desbetreffende installatie onder het tabblad Werkzaamheden. Dit tabblad fungeert als het digitale logboek van de installatie. Bovendien zijn deze gegevens zichtbaar voor je klanten, mits je bij het aanmaken van de klant de optie Klantenportaal hebt ingeschakeld.
Mocht je een handeling vergeten zijn dan kan je deze alsnog toevoegen door op het potlood te klikken.
Een opdracht wijzigen of aanvullen
Je kan een opdracht enkel wijzigen indien je aan een van volgende criteria voldoet:
- Je bent een beheerder of manager
- Je bent de technicus die instaat voor de uitvoering
Wijzigingen doorvoeren blijft mogelijk zolang de installatie niet werd gearchiveerd. Eventuele eerder ondertekende documenten zullen hierbij wel gearchiveerd kunnen worden.
Om een opdracht te wijzigen:
- Zoek je die op in je algemene Logboek of via de tab Werkzaamheden van de installatie
- Druk je op het potlood bij de gewenste opdracht
Documenten laten ondertekenen en versturen
Bij het detail van een opdracht kan je niet alleen de nodige gegevens raadplegen. Je beschikt er ook over de tab Documenten die je toelaat om attesten en werkbonnen te downloaden, te laten tekenen en te versturen.
Koelmiddel registreren
Koop je zelf cylinders aan bij een leverancier, registreer die dan meteen via het menu item Koelmiddelen. Zorg ervoor dat je de gemaakte afspraken volgt m.b.t. het serienummer en dat alle andere informatie klopt.