Niet elke opdracht is hetzelfde, en dat geldt ook voor de communicatie met je klant achteraf. Om je berichtgeving optimaal af te stemmen op de situatie, kun je e-mailsjablonen gebruiken. Zo kan de technicus eenvoudig het juiste sjabloon selecteren wanneer nodig.
E-mailsjablonen
Heb je geen e-mailsjablonen geconfigureerd dan zal je bij het versturen van de documenten van een opdracht de door Climapulse standaard voorziene tekst te zien krijgen. Een nieuw sjabloon toevoegen doe je via Instellingen account, onder de tab Configuratie.
Klik op Toevoegen om meteen je eerste sjabloon te configureren. Daarna zal je via deze link de lijst van alle sjablonen kunnen bekijken, wijzigen en eventueel verwijderen.
- Rechtsboven kun je een bestaand sjabloon importeren of exporteren.
- Om je bericht zo veel mogelijk te personaliseren, kun je gebruikmaken van variabelen. Hiermee wordt bijvoorbeeld automatisch de correcte referentie van de opdracht of de installatie toegevoegd, zonder dat je deze handmatig hoeft in te voeren. Klik op Hulp nodig? om een lijst met alle beschikbare variabelen te raadplegen.
- Voer een herkenbare naam in voor het sjabloon. Dit maakt het gemakkelijker om later snel het juiste sjabloon te selecteren bij het versturen van documenten.
- Kies de taal van het sjabloon en geef aan of dit het standaard sjabloon moet zijn. Wanneer je documenten in de geselecteerde taal verstuurt, wordt dit sjabloon automatisch gebruikt.
- Voer het onderwerp van het bericht in. Je kunt hier gebruikmaken van variabelen door ze tussen drie accolades te plaatsen, bijvoorbeeld:
}. - Bewerk de tekst van het bericht naar wens en voeg indien nodig extra variabelen toe om het sjabloon verder te personaliseren.
- Na alle aanpassingen wordt onderaan de voorbeeldweergave getoond. Je kunt ook in het veld Opdrachtnummer een nummer invoeren, die bijvoorbeeld overeenkomt met je werkbon.
Nadat je e-mailsjablonen hebt geconfigureerd zal Climapulse Service automatisch het standaardbericht in de aangegeven taal gaan laden wanneer je een bericht wil versturen. Bovenaan het scherm kan je een ander sjabloon selecteren. Dat sjabloon wordt vervolgens meteen ingeladen.
Notitiesjablonen
Het kan gewenst zijn om extra opmerkingen aan een werkbon toe te voegen. Om hier zo min mogelijk tijd aan te verliezen zijn notitiesjablonen hiervoor een uitermate geschikte tool. Je kan zelf bepalen hoeveel notitiesjablonen je toevoegt en of deze voor de klant zichtbaar zijn of niet.
Om een notitiesjabloon aan te maken, ga je naar de instellingen van je Climapulse account en selecteert daar vervolgens het tabblad “configuratie”. Onder “opdrachten en handelingen” klik je op “notitiesjablonen”. Vervolgens verschijnt het scherm waar je via de button “nieuw notitiesjabloon” nieuwe sjablonen kan aanmaken.
Info
Wil je beschikken over opmaak elementen in je notities? klik dan bij “opmaak notities” op Markdown .
Het is ook mogelijk om notities of checklists aan te maken die enkel voor intern gebruik zijn. Deze notities zijn niet zichtbaar voor de klant. Om gebruik te maken van deze optie vink je “voor interne notities”.
Om een checklist aan te maken zorg je dat de inhoud van het sjabloon op “Tekst” staat ingesteld. Klik vervolgens op het icoontje van de checkbox met het vinkje erin en typ daarachter je tekst. Als je vervolgens wisselt naar de weergave “visueel” zie je de checkbox welke aangevinkt kan worden.
De notities zijn na het opslaan van de opdracht zichtbaar op de werkbon. Uiteraard zijn de interne notities niet zichtbaar op de werkbon, die zijn enkel voor intern gebruik en zijn enkel beschikbaar onder “interne notities”