Toutes les interventions ne se ressemblent pas, et cela s'applique également à la communication ultérieure avec votre client. Pour adapter au mieux votre message à la situation, vous pouvez utiliser des modèles d'e-mail. Le technicien peut ainsi facilement sélectionner le modèle approprié en cas de besoin.
Modèles d'e-mail
Si vous n'avez configuré aucun modèle d'e-mail, le texte par défaut fourni par Climapulse s'affichera lors de l'envoi des documents d'intervention. Vous pouvez ajouter un nouveau modèle via les Paramètres du compte, sous l'onglet Configuration.
Cliquez sur Ajouter pour configurer immédiatement votre premier modèle. Ce lien vous permet ensuite de consulter, modifier et supprimer la liste de tous les modèles.
- En haut à droite, vous pouvez importer ou exporter un modèle existant.
- Pour personnaliser votre message au maximum, vous pouvez utiliser des variables. Celles-ci ajoutent automatiquement la référence de l'intervention ou de l'installation, par exemple, sans avoir à la saisir manuellement. Cliquez sur « Besoin d'aide ?» pour afficher la liste de toutes les variables disponibles.
- Saisissez un nom reconnaissable pour le modèle. Cela facilitera la sélection ultérieure du modèle approprié lors de l'envoi des documents.
- Sélectionnez la langue du modèle et indiquez s'il doit s'agir du modèle par défaut. Lorsque vous envoyez des documents dans la langue sélectionnée, ce modèle est automatiquement utilisé.
- Saisissez l'objet du message. Vous pouvez utiliser des variables en les plaçant entre trois accolades, par exemple : }
- Modifiez le texte du message comme vous le souhaitez et ajoutez des variables supplémentaires si nécessaire pour personnaliser davantage le modèle.
- Une fois toutes les modifications effectuées, un aperçu apparaîtra en bas. Vous pouvez également saisir un numéro dans le champ Numéro de mission, par exemple celui correspondant à votre bon de travail.
Après avoir configuré les modèles d'e-mail, Climapulse Service chargera automatiquement le message par défaut dans la langue spécifiée à chaque envoi. En haut de l'écran, vous pouvez sélectionner un autre modèle. Ce modèle sera alors chargé immédiatement.
Modèles de notes
Vous pouvez ajouter des commentaires à un bon de travail. Pour gagner du temps, les modèles de notes sont un excellent outil. Vous pouvez déterminer le nombre de modèles de notes à ajouter et leur visibilité pour le client.
Pour créer un modèle de note, accédez aux paramètres de votre compte Climapulse et sélectionnez l'onglet « Configuration ». Sous « Commandes et actions », cliquez sur « Modèles de notes ». Un écran apparaîtra pour vous permettre de créer de nouveaux modèles grâce au bouton « Nouveau modèle de note ».
Vous souhaitez inclure des éléments de mise en forme dans vos notes ? Cliquez sur Markdown sous « Mise en forme des notes ».
Vous pouvez également créer des notes ou des listes de contrôle à usage interne uniquement. Ces notes ne sont pas visibles par le client. Pour utiliser cette option, sélectionnez « Pour les notes internes ».
Pour créer une liste de contrôle, assurez-vous que le contenu du modèle est défini sur « Texte ». Cliquez ensuite sur l'icône cochée et saisissez votre texte. Lorsque vous passez en mode « Visuel », la case à cocher apparaîtra.
Après avoir enregistré la commande, les notes sont visibles sur l'ordre de travail. Les notes internes ne sont pas visibles sur l'ordre de travail ; elles sont réservées à un usage interne et sont disponibles uniquement sous « Notes internes ».