général

Les fonctionnalités de Climapulse Service varient selon votre rôle d’utilisateur et les modules activés. Apprendre un nouveau système demande un peu de temps. Pour abaisser ce seuil, nous présentons les informations de la façon la plus cohérente possible, qu’il s’agisse d’une intervention, d’un client ou d’une installation.

Tableau de bord

Après connexion, vous arrivez par défaut sur le tableau de bord. Vous y voyez en un coup d’œil :

les contrôles à effectuer ;
les interventions encore à planifier ;
l’état de votre stock de fluides frigorigènes.

Vous pouvez optimiser votre manière de travailler en planifiant à l’avance des interventions avec le statut « À exécuter ».
Vous êtes technicien ? Depuis le Tableau de bord, vous pouvez finaliser l’intervention, la faire signer et l’envoyer au client.

Boîte de réception

Votre Boîte de réception regroupe toutes les notifications de et dans Climapulse. Les messages sont automatiquement supprimés après 60 jours. Les messages marqués d’une étoile ne sont pas supprimés.

Tâches / Planification

Le service Climapulse offre un emplacement central pour la gestion de toutes les tâches. Vous pouvez y créer des tâches personnelles (par exemple, planifier un congé, une intervention pour le client X, etc.) afin de disposer d'une liste de tâches pratique.

Si vous avez préparé une tâche avec le statut « À terminer », elle apparaîtra également dans la liste des tâches. Vous pouvez ainsi voir immédiatement ce qui est prévu prochainement.

Vous pouvez distinguer une tâche personnelle d'une tâche grâce à l'icône affichée à gauche de la tâche/de la tâche. Une case à cocher indique une tâche. Une icône «» indique une tâche.

Attention

Si vous utilisez le module de planification, l’onglet Tâches n’apparaît pas. Le module de planification remplace la liste de tâches classique et offre aux administrateurs/planificateurs des fonctionnalités plus avancées pour travailler de manière plus efficace et structurée. Ce module est disponible à partir de l’abonnement Medium (5 utilisateurs).

Listes

Un écran de liste comporte des éléments standard :

Titre et options
Filtres
Éléments avec nom, description et options spécifiques

Le titre « Clients » se trouve en haut à gauche.
L'option permettant d'ajouter un nouveau client se trouve en haut à droite.
Un filtre vous permet de trouver rapidement un client, de filtrer en profondeur et de trier la liste.
Sous le bouton « Nouveau », vous pouvez même exporter les données client au format XLSX.
Vous disposez d'options pour chaque article. Cliquez sur le lien bleu à gauche ou sur l'icône en forme d'œil à droite pour afficher les détails de l'article. Appuyez sur l'icône en forme de crayon pour effectuer des modifications.

Options fréquentes

	Ajouter Créer un nouvel élément.
	Modifier £ Adapter un élément existant (selon le contexte, archiver est parfois plus indiqué).
	Supprimer Supprimer définitivement (avec confirmation et/ou étapes préalables).
	Dupliquer Utile pour créer un élément similaire.
	Télécharger / Exporter Export en feuille de calcul pour les listes (rôle admin/manager).
	Archiver Rendre inactif ; plus de modification possible.
	Restaurer (désarchiver) Réactiver un élément archivé pour le modifier.
	Rechercher Saisir des mots-clés puis Entrée.

Écrans de détail

Un écran de détail présente les informations complètes d’un élément. Pour un client : nom, adresse, contacts, etc. Les options disponibles se trouvent à nouveau en haut à droite.

Ajouter et modifier des éléments

L’ajout et la modification se font via des formulaires. Des aides contextuelles précisent l’information attendue. Les champs obligatoires sont en gras et marqués d’un astérisque.
Terminez par Enregistrer. En cas d’erreur (p. ex. champ obligatoire manquant, champ numérique rempli avec « abc »), un message explicatif s’affiche.

Suppression d’éléments

La suppression de données doit être exceptionnelle et réservée aux articles incorrects ou aux doublons. De plus, nous appliquons certaines restrictions pour éviter que vous ou un collègue ne vous tiriez une balle dans le pied. Par exemple, un client ne peut être supprimé que s'il n'y a pas d'installation associée, une installation ne peut être supprimée que s'il n'y a pas de commande associée, et une bouteille de réfrigérant ne peut être supprimée que si elle n'a pas été utilisée.

Réservé aux administrateurs

En tant qu'administrateur, vous disposez de plus d'options qu'un responsable ou un technicien. Il est de votre responsabilité de gérer le système et de l'adapter aux besoins de votre organisation.

Pour en savoir plus, consultez les sections Paramètres et Gestion des comptes.

Si vous travaillez en équipe, consultez également la rubrique Gestion des utilisateurs. Pour un suivi complet, vous pouvez utiliser nos outils de rapports.

Recommandations pratiques

Établir des règles claires

Déterminez qui sera responsable de la gestion des clients, des sites et des bâtiments. Un technicien peut-il ajouter un client lui-même s'il n'en trouve pas, ou cette tâche doit-elle être confiée à une personne du bureau, généralement plus compétente ?
L'intervention d'un administrateur ou d'un responsable est parfois nécessaire. Désignez les personnes qui assument ce rôle au quotidien afin que les techniciens sachent qui contacter.
Sensibilisez vos employés. Climapulse Service vous permet de partager rapidement des données avec le client final, mais cela signifie également que les remarques spirituelles peuvent facilement atteindre le client. Ce que vous ne noteriez pas sur un bon de travail papier n'a pas sa place sur la version numérique non plus. Si des remarques sensibles sont formulées pendant une intervention, elles peuvent être enregistrées dans le champ « Notes internes ».
Déterminez le numéro de série d'une bouteille à enregistrer. Les bouteilles de réfrigérant portent souvent plusieurs numéros ; il est donc important d'enregistrer clairement le numéro à utiliser pour identifier la bouteille. Cela évite les doublons.
Déterminez qui est autorisé à enregistrer ces bouteilles. Si vous avez un employé d'entrepôt dédié, prévoyez ce qui se passe si un technicien achète lui-même une bouteille de réfrigérant.
Déterminez qui remettra les certificats et les bons de travail au client. Le technicien s'en chargera-t-il immédiatement après la fin des travaux ou au bureau ?

Utiliser la base de connaissances et l’inventaire

Mettez en place une structure claire, p. ex. Manuels > Marque > Modèle.
Joignez les documents en pièce jointe et partagez-les avec le client si nécessaire. S’il peut résoudre lui-même un problème, c’est tout bénéfice.
Gérer votre inventaire

Plus d’info, c’est mieux

Climapulse ne demande au départ que les données essentielles d’une installation. Après l’intervention, vous pouvez compléter. Précisez quelles propriétés doivent toujours être renseignées (manuel, consignes d’accès à la salle des machines, etc.).
Plus l’information est pertinente, mieux c’est : le collègue en charge de la visite suivante sera immédiatement au fait.

_{Vous disposez déjà d’une liste de clients ? Nous pouvons l’importer. Contactez-nous pour les détails.}