Zodra een verbinding werd gemaakt tussen twee accounts kunnen zij via die verbinding gegevens uitwisselen in de vorm van shares. Een share bepaalt welke set van gegevens beschikbaar worden gemaakt en vormen zo een eenvoudige manier om toegang te regelen, zowel in bulk als individueel.

Share status

De status van een share bepaalt wie wat kan doen:

  • Aangevraagd: jij hebt de aanvraag ingediend. De andere partij moet deze evalueren.
  • Te evalueren: jij moet een aanvraag die door de andere partij werd ingediend goedkeuren of afkeuren.
  • Afgekeurd: misschien was men aan het foute adres.
  • Goedgekeurd: de share werd goedgekeurd en de gegevens die beschikbaar worden gesteld via de share werden geselecteerd.
  • Wordt voorbereid: na de goedkeuring worden de gegevens klaargemaakt voor verwerking door de vragende partij.
  • Beschikbaar: als vragende partij kan je nu aan de slag.
  • Verwerkt: alle beschikbare installatiegegevens werden verwerkt.
  • Ingetrokken: alle beschikbare installatiegegevens werden ingetrokken.

Share status

Aanvragen

Navigeer naar de verbinding en druk op Share aanvragen.

Vul een duidelijke naam in. Wil je over alle installatiegegevens van een klant beschikken, gebruik dan de naam en gemeente van die klant. Gaat het over een individuele installatie, gebruik dan de klantnaam en referentie, token of serienummer. Maak het leven wat gemakkelijker van de andere kant van de verbinding door in de omschrijving de nodige extra details te vermelden en eventueel de reden waarom je over de gegevens moet beschikken.

Bij de aanvraag kan je ook het gewenste niveau van overdracht aanduiden. Dit is louter een suggestie voor de andere partij; zij bepalen zelf welk niveau werkelijk zal toegepast worden. Gebruik dit dus als een signaal voor de andere kant, bijvoorbeeld om duidelijk te maken dat je geen zin hebt om alle 123 installaties op een bepaalde site ter beschikking te krijgen.

Na de aanvraag zit jouw werk er even op. Alle betrokken beheerders worden verwittigd dat er een nieuwe aanvraag beschikbaar is.

Evalueren

Het evalueren van een share aanvraag komt er op neer dat je moet beslissen of je die aanvraag goedkeurt of afkeurt. Kies je voor afkeuren, dan stop het verhaal hier. De vragende partij kan desgewenst een nieuwe aanvraag doen.

Kies je ervoor de aanvraag goed te keuren, dan bepaal je allereerst welk niveau van overdracht je wenst:

  • Installatie
    Je deelt een of meerdere installaties.
  • Locatie
    Je deelt alle installaties op geselecteerde locaties. De vragende partij kan zo ook meteen beschikken over de naam en het adres van de locaties en de betreffende gebouwen.
  • Klant
    Je deelt alle installaties van geselecteerde klanten. De vragende partij beschikt hierbij ook over de mogelijkheid om de naam, ondernemingsnummer en adresgegevens van de klant over te nemen en die van de betreffende locaties en gebouwen.

Na het drukken op de knop wordt je doorverwezen naar een selectiescherm:

  • Koos je voor Installatie, dan kan je de gewenste installaties selecteren.
  • Koos je voor Locatie, dan zal je worden doorverwezen naar de lijst van klanten. Navigeer naar de gewenste klanten en locaties en selecteer ze.
  • Koos je voor Klant dan volg je hetzelfde stramien.
 

Druk bovenaan in het selectiescherm op Verder gaan wanneer je selectie afgerond is.

Het daaropvolgende scherm vraagt je bevestiging voor het delen van gegevens. Kijk voor alle zekerheid de geselecteerde gegevens nog even na.

 

Hier bepaal je welk type toegang de vragende partij zal krijgen tot de installaties:

  • Exploitant
  • Installatiebeheerder
  • Onderaannemer
  • Geleend

Exploitant

Deze optie is de enige beschikbare optie indien de vragende partij beschikt over een Climapulse Connect account. De exploitant van de installatie krijgt zo de beschikking over hun logboeken en kan de gegevens delen met eender welke andere partij.

Installatiebeheerder

De vragende partij kan zonder beperkingen toegang verlenen aan andere partijen. Dit is de ideale instelling voor verbonden ondernemingen. De toegang kan tot 72 uur na verlenen ingetrokken worden.

Onderaannemer

Een onderaannemer kan de installatiegegevens enkel delen met andere onderaannemers of de toegang uitlenen. Deze toegang kan je op eender welk moment intrekken. Je beschikt hierbij over de extra optie om de bedrijfsgegevens van jullie account te laten afdrukken op de werkbonnen en attesten die het gevolg zijn van de opdrachten die door de onderaannemer worden uitgevoerd tijdens deze toegang. Het spreekt voor zich dat dit de ideale instelling is voor onderaannemers.

Geleend

Ook hier beschik je over de optie om jouw bedrijfsgegevens te laten toepassen op werkbonnen en attesten voor de gedeelde installaties. Het belangrijkste verschil met onderaannemers is dat men geen toegang kan verlenen aan andere accounts. Dit is ideaal voor een sporadische interventie door een derde partij. Ook je onderaannemers kunnen immers een beroep doen op onderaannemers en vereisen zo net iets meer vrijheid.

Denk dus goed na over het type toegang dat je zal verlenen. De enige manier om deze toegang te wijzigen is door die in te trekken en opnieuw te beginnen.

Na je bevestiging worden de geselecteerde gegevens beschikbaar gemaakt voor de vragende partij.

Verwerken

Na het goedkeuren van de share worden de gegevens verzameld. Zodra dat proces afgerond is wordt je hiervan op de hoogte gebracht en kan je als vragende partij aan de slag om de gegevens te verwerken. Dit houdt in dat je ze onderbrengt op de juiste plek binnen jouw account, m.a.w. een installatie koppelen aan het gewenste gebouw, een locatie koppelen aan de gewenste klant, etc.

 

Stel dat de andere partij je toegang heeft verleend tot installaties, inclusief een bepaalde klant of locatie, maar dat jij al over die locatie beschikt. De beste oplossing voor jou is bij het verwerken de individuele installaties aan te duiden en vervolgens de bestaande gebouwen in jouw account te selecteren waar je ze wil onderbrengen.

Beschik jij al over de klantgegevens, maar niet over de installaties op de gedeelde locaties, duid dan bij het verwerken de locaties aan die je wil overnemen en selecteer vervolgens de klant. De aangeduide locaties, hun gebouwen en installaties worden dan automatisch toegevoegd aan die klant.

Zit de klant nog helemaal niet in jouw account (of is er geen informatie van tel aan gekoppeld), duid dan de klant aan en bevestig. De klant en alle daaraan gekoppelde gegevens worden aan jouw account toegevoegd.

Intrekken

In bepaalde gevallen kan je na je goedkeuring die goedkeuring nog intrekken.