Pour gérer vos clients, commencez par le menu Clients, où vous trouverez un aperçu de tous vos clients. Vous pouvez ajouter des clients individuellement ou les importer¹ dès le début.
Pour vous aider à démarrer, nous expliquons ci-dessous comment ajouter un client vous-même.
Ajouter un client
Appuyez sur le bouton Nouveau et remplissez les champs requis. La plupart des champs sont explicites, mais certains peuvent nécessiter une explication supplémentaire :
- Nom interne : il s'agit d'un alias pour le client et d'un repère pour vos collaborateurs. Pensez au nom d'une franchise ou à l'ancien nom d'une entreprise encore couramment utilisé.
- Numéro client : ici, vous pouvez indiquer le numéro correspondant au client dans votre système de facturation ou ERP. Ce numéro n'a pas besoin d'être unique.
- Région : très important pour appliquer correctement la réglementation en vigueur.
- Langue : la langue de préférence du client pour les documents et attestations. Ceux-ci sont, par défaut, rédigés dans la langue du technicien.
En appuyant sur Enregistrer, le client sera ajouté.
Modifier les données du client
Pour modifier un client, cliquez sur l’icône crayon dans l’écran de liste ou consultez les informations détaillées du client et cliquez à nouveau sur le crayon. Vous pouvez modifier toutes les données, comme lors de l’ajout d’un nouveau client.
Attribuer un label à un client
L’utilisation de labels permet d’identifier les clients à l’aide d’un statut, d’une caractéristique ou d’autres éléments nécessitant une attention particulière.
Consulter les données du client
Que vous souhaitiez voir quelles missions ont été récemment réalisées pour le client ou obtenir la liste de toutes ses installations, vous pouvez facilement y accéder via les options supplémentaires proposées pour le client, indiquées par ….
Appuyez sur le bouton pour ouvrir un menu contextuel qui vous permet d’accéder directement à la liste des installations, des emplacements ou des missions de ce client.
Suppression de clients
Cela doit rester une exception, généralement en raison de doublons dans les données client. Cliquez sur l’icône corbeille à côté du client et confirmez votre choix pour supprimer définitivement le client.
Les clients ne peuvent pas être supprimés tant qu’il existe des installations ou des missions associées.
Éliminer les doublons
Que faire si un client a été ajouté plusieurs fois ?
- Sélectionnez la fiche client correcte.
Il s’agit généralement de la version du client contenant le plus d’installations et/ou de missions. Vous pouvez facilement le vérifier en choisissant les options supplémentaires du client et en indiquant ensuite dans le menu contextuel « Installations » ou « Missions ». - Marquez les mauvaises fiches clients.
Ajoutez par exemple explicitement “ERRONÉ” à leur nom afin de les distinguer rapidement. - Ajoutez les emplacements manquants à la bonne fiche client.
Il se peut que des adresses supplémentaires aient été ajoutées aux mauvaises fiches et qu’elles n’existent pas encore dans l’enregistrement correct. Ajoutez ces emplacements à la fiche correcte via l’option Emplacements du client. - Modifiez l’emplacement des installations sur les mauvaises fiches clients.
Consultez la liste des installations pour la fiche client erronée et changez, pour chaque installation, l’emplacement de la fiche client incorrecte vers l’emplacement correspondant du bon client.
Éviter les doublons
Sous la devise « mieux vaut prévenir que guérir », appliquez les conseils suivants :
- Encouragez chaque utilisateur à d’abord rechercher dans le système ou à demander avant d’ajouter un nouveau client. Vous demandez-vous si un client, qui travaille avec vous depuis des années, n’est pas déjà dans le système ?
- Utilisez le champ Nom interne pour enregistrer des dénominations alternatives du client, afin de le retrouver plus facilement dans les résultats de recherche.
¹ Si vous disposez d’une liste existante de clients, celle-ci peut être importée. Contactez-nous pour plus de détails.